(Gratis) online tools om je werk te structureren

De meeste mensen die mij een beetje kennen weten dat ik ontzettend graag met gadgets speel en nieuwe software ontdek, gebruik en promoot. Zo ook op deze blog. Ik heb veel accounts op allerlei verschillende websites. Als er een nieuwe dienst gelanceerd wordt probeer ik hem graag uit. Toch blijven er maar een handjevol diensten over die ik dagelijks gebruik. In deze post bespreek ik welke online diensten dit zijn en hoe je hier je voordeel mee kunt doen.

Gmail

Toen ik Gmail ontdekte vroeg ik me af waarom ik al die jaren daar voor met Outlook heb gewerkt. Wat is het handig om altijd en overal bij je e-mail te kunnen. Gmail kan mail binnenhalen van andere accounts en vanaf deze adressen mail versturen. E-mails worden niet als losse berichten getoond, maar als conversaties waardoor het lezen van een reeks berichten en het terugvinden van informatie een stuk gemakkelijker wordt gemaakt. In combinatie met de iPhone heb ik mijn laatste e-mails altijd bij de hand. Ze worden zelfs gratis naar mijn telefoon gepushed (ik hoef ze dus niet zelf op te halen). Ook mijn adresboek staat niet meer half op de simkaart van mijn telefoon maar online in Google Contacten. Als ik in mijn telefoon een nieuw contactpersoon aanmaak kan ik direct van Gmail naar deze persoon mailen. Nog leuker, als ik van deze contactpersoon de geboortedatum invul dan komen de verjaardagen van mijn contact direct in mijn:

Maak nu een Google account aan

Google calendar

Bij een Gmailaccount krijg je direct toegang tot Google Calendar. Een gratis agenda waarin je de mogelijkheid hebt om zoveel kalenders aan te maken als gewenst. Zo heb ik onder andere een privékalender, een kalender met alle afspraken omtrent de band waarin ik speel en een gedeelde kalender met Arthur waarin alle Kortsluiting afspraken staan. Mijn vriendin maakt - na lang aandringen - ook gebruik van Google Calendar en heeft mijn inzage gegeven in haar kalender. Ik kan dus precies zien wanneer ik gezamelijke afspraken kan maken.

Tot slot kan Google Calendar (net als Gmail) draadloos synchroniseren met een telefoon die Exchangeverbindingen ondersteund (zoals de iPhone en de Android). Een agenda-item die je mobiel invoert is daardoor direct zichtbaar als je op de webinterface inlogt.

Maak nu een Google account aan

Instapaper

Als je veel blogs volgt of nieuwsverzamelingen van een bepaald onderwerp afsurft kom je vaak interessante artikelen tegen die je later best een keer wilt lezen, maar waar je nu geen tijd voor of zin in hebt. Als je de bookmarklet van Instaper installeert hoef je hier alleen maar op te klikken als je een interessante pagina open hebt staan. De titel van het artikel en de URL worden nu opgeslagen op je Instapperaccount. De volgende keer dat je naar Instaper surft staan de artikelen voor je klaar. Instaper heeft ook een app voor de iPhone en de dienst wordt steeds meer geïntegreerd in verschillende andere applicaties zoals Tweetie.

Gebruik Instaper

Dropbox

Dropbox is een online back-up tool die een zelf gekozen map op je computer altijd in sync houdt met je online Dropbox account. Zodra je een document op je computer opslaat of wijzigt wordt deze direct naar Dropbox gestuurd zodat je er zeker van bent dat je bestand altijd gebackupped is. Daarnaast kun je Dropbox gebruiken om mappen met andere gebruikers te delen. Zo gebruiken Arthur en ik dropbox om alle bestanden van onze klanten met elkaar te delen. Als ik aan een webdesign begin en het document opsla, dan staat dit design direct op alle computers waarop Arthur dropbox heeft geïnstalleerd. Hij kan desgewenst dus direct verder werken in dit bestand.

Via de webinterface van Dropbox kun je ook bij je bestanden zodat je vanaf iedere willekeurige computer met internetverbinding toegang hebt tot al je bestanden. Het is zelfs mogelijk om oude versies (tot een maand terug) van bestanden of mappen te herstellen.

Tot slot heeft Dropbox ook apps ontwikkeld voor de iPhone en de Android zodat je ook mobiel toegang hebt tot al je bestanden.

Maak een gratis 2GB Dropbox account aan

Evernote

Evernote is een online geheugensteun waarin je alles kunt noteren wat je ziet, wat in je opkomt of wat je nuttig vindt. Vervolgens kun je via elke computer of telefoon bij je notities. Zo is het mogelijk om artikelen (bijvoorbeeld van een website of een PDF) in Evernote te plaatsen. Of foto's, tekeningen, schetsen, recepten, bonnetjes, wijnetiketten... wat je maar wilt. Je kunt notities zelf indelen in verschillende notebooks. Zo heb ik een notebook waarin mobiel gefotografeerde bonnetjes upload en een notebook waarmee ik mobiel gefotografeerde etikketen van wijnen plaats die ik lekker vind. Aan notities kun je tags koppelen, worden automatisch GPS coördinaten toegevoegd en Evernote kan zelfs tekst op foto's indexeren. Dit maakt het zoeken naar informatie die je in Evernote hebt staan erg makkelijk. De volgende video demonstreert dit functionaliteit van Evernote:

Evernote heeft tevens applicaties voor onder andere de iPhone, de android en smartphones van Nokia zodat je altijd en overal toegang hebt tot informatie die je wilt bewaren.

Maak nu een Evernoteaccount aan